Wie die Otto Group ihre Mitarbeitenden sicher ins KI-Zeitalter begleitet
Die Otto Group gestaltet das KI-Zeitalter aktiv mit und setzt stark auf Mitarbeitenden-Einbindung: Mit ogGPT, dem internen, datenschutzkonformen KI-Assistenten, bietet das Unternehmen seinen Mitarbeitenden einen niedrigschwelligen Zugang zu Generativer KI. Seit dem Start erhalten sie durch ein umfassendes Ökosystem aus Kultur, Bildung und inspirierenden Formaten die nötige Unterstützung, um die Technologie verantwortungsvoll zu nutzen. Eine Best-Practice-Studie für die Befähigung von Mitarbeitenden in der digitalen Transformation.
Den Wandel gestalten: KI-Befähigung als Basis für Zukunftsfähigkeit
Generative KI entwickelt sich rasant und birgt enormes Potenzial, verlangt aber auch ein breites Verständnis der Technologie und sichere Anwendungspraktiken. Für viele Beschäftigte kann der Einstieg ins KI-Zeitalter zunächst komplex und herausfordernd wirken. Entscheidend ist daher ein niedrigschwelliger Zugang zur Technologie, der Berührungsängste abbaut und die Mitarbeitenden umfassend befähigt, die Chancen von KI zu nutzen und gleichzeitig die Risiken zu verstehen. Die Otto Group erkannte frühzeitig, dass die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens maßgeblich davon abhängt, ob es gelingt, die Mitarbeitenden auf diesem Weg mitzunehmen.
Niedrigschwelliger Einstieg: ogGPT ebnet Weg ins KI-Zeitalter
Am 18. September 2023 launchte die Otto Group als eines der ersten deutschen Unternehmen einen eigens entwickelten, internen, datenschutzkonformen KI-Assistenten: ogGPT. Das klare Ziel: Allen Mitarbeitenden einen sicheren und einfachen Zugang zu Generativer KI zu ermöglichen. Bewusst gibt es weder eine Nutzungspflicht noch KPIs. Vielmehr steht das Experimentieren und Sammeln eigener Erfahrungen im Vordergrund, um ein tiefes Verständnis für die Möglichkeiten und Limitationen von Generativer KI zu entwickeln. Damit ebnet ogGPT nicht nur den Weg für eine neue Arbeitsweise, sondern ermöglicht einen niedrigschwelligen Eintritt ins KI-Zeitalter für die gesamte Belegschaft.
Ein Ökosystem der Befähigung: Kultur, Bildung und Inspiration
Die Einführung von ogGPT wurde von einem umfassenden Maßnahmenpaket begleitet, das auf Wissensvermittlung, Kompetenzaufbau, Vernetzung und Inspiration setzt. Diese Maßnahmen fielen auf einen kulturellen Nährboden, der durch den bereits seit neun Jahren gelebten Kulturwandel in der Otto Group bereitet wurde. Werte wie Offenheit, Flexibilität, Partizipation und Eigenverantwortung bilden die ideale Grundlage, um neuen Technologien erfolgreich in den Arbeitsalltag zu integrieren.
Auch zwei Jahre nach dem Launch arbeitet ein interdisziplinäres Team an der Weiterentwicklung von ogGPT und ergänzt das Angebot von Weiterbildungsangeboten stetig:
- Bildungsangebote für jeden Schritt: Von Intro-Sessions, die grundlegende Funktionen erklären, über intensive Prompting-Workshops bis hin zur gruppenweiten „Discover AI“-Community mit eigener Konferenz und Hackathons mit Partnern wie Microsoft und Google – alle Kolleg*innen werden je nach Vorwissen und Rolle abgeholt. Ziel ist es, Wissen zu vermitteln, Kompetenzen aufzubauen und die Vernetzung zu fördern.
- Inspiration und kreative Anwendung: Formate wie der „Use Case of the Week“ stellen konkrete Anwendungen mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Beispiel-Prompts vor. Der interne „GenAI@Work“ Award prämierte zudem kreative und wertstiftende GenAI-Use Cases, um Innovation und Partizipation abteilungsübergreifend anzuregen.
- ogGPT wächst mit den Bedürfnissen: Auch der KI-Assistent selbst entwickelt sich stetig weiter – stets orientiert an den Bedürfnissen der Beschäftigten. Funktionen wie der Marktplatz ermöglichen das konzernweite Teilen von Prompting-Templates, und CustomGPTs bieten maßgeschneiderte KI-Assistenten. Ein beispielhaftes CustomGPT sind die konzernweiten strategischen KI-Guides, die Fragen zum verantwortungsvollen Umgang mit KI beantworten und über die fünf Grundprinzipien für Responsible AI informieren.
Transformation mit Erfolg: Mehr Spaß und Effizienz durch ogGPT
Die Bilanz nach mehr als zwei Jahren ist beeindruckend:
- Über 10.000 aktive monatliche Nutzer*innen generieren mehr als 420.000 Nachrichten pro Monat.
- Interne Befragungen zeigen, dass Nutzende mit ogGPT Zeit sparen und für die überwiegende Mehrheit (rund 80 Prozent) der Spaß bei der Arbeit gestiegen ist.
- Die Otto Group baut konzernweit zentrale Kompetenzen für das KI-Zeitalter auf und stärkt die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens, indem sie ein breites Verständnis für die neue Technologie schafft.
Die zum Start gegründete interne „Discover AI“-Community trägt heute den Namen „Adopt AI“. Das zeigt: Nach zwei Jahren mit Generativer KI im Arbeitsalltag neigt sich die erste Phase des Experimentierens in der Otto Group zum Ende. Nun rückt die Identifikation weiterer spezifischer Business-Anwendungsfälle stärker in den Vordergrund.
Verantwortungsvolle Digitalisierung: ogGPT als CDR-Best-Practice
Mit ogGPT zeigt die Otto Group, wie Corporate Digital Responsibility aktiv gelebt werden kann. Durch den niedrigschwelligen, sicheren Zugang zu KI, die umfassenden Bildungsangebote und die Kultur des Experimentierens werden Mitarbeitende nicht nur in die digitale Transformation mitgenommen, sondern aktiv befähigt, diese mitzugestalten. So stellt die Otto Group sicher, dass die digitale Zukunft des Unternehmens eine gemeinsame Reise ist, an der alle partizipieren und die Chancen der Künstlichen Intelligenz verantwortungsvoll nutzen können.
